در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها، حجم زیادی از اسناد، پرونده‌ها، زونکن‌ها و مدارک به مرور زمان انباشته می‌شوند. مشکل اصلی آنجاست که این اسناد باید در فضایی محدود نگهداری شوند، بدون این‌که دسترسی سریع و نظم محیطِ کار قربانی شود. کمدهای معمولی و روش‌های سنتی بایگانی نه‌تنها فضای زیادی اشغال می‌کنند، بلکه مدیریت و دسته‌بندی پرونده‌ها را هم دشوار می‌سازند.
