نظم؛ گمشده آشنا
آرمان - آیا شما به خاطر بینظمی، زمان زیادی را در طول روز هدر میدهید؟ شاید ۵ دقیقه به دنبال یک پرونده گمشده بگردید، ۵ دقیقه دیگر به دنبال ایمیلی که حاوی جزئیات یک جلسه مهم است و شاید ۱۰ دقیقه هم به دنبال فهرست انجام کارهای امروز بگردید که روی میزتان گم شده است. بدون اینکه متوجه باشید، یک ساعت در روز به دنبال چیزهایی میگردید که گم کردهاید و این فقط کار یک روز شماست! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر زمانتان را به هدر میدهید!بسیاری از مردم با بینظمی، دستوپنجه نرم میکنند. درحالیکه بعضی از افراد فکر میکنند با وجود بینظمی هم میتوانند به کارشان برسند، اما این بینظمی در آخر، هزینه بالایی را برایشان در پی خواهد داشت. بینظمی میتواند ما را از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کند. بینظمی مانع خلاقیت ما میشود، استرس را به زندگی ما اضافه میکند و جلوی بهره وری و مؤثر بودن ما را میگیرد.در این مقاله، به برخی از استراتژیهای منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از تواناییهایمان نهایت استفاده را ببریم.یک استراتژی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده میکنند کار کردن با دفتر یادداشت است. این دفتر یادداشت گزیدهای از افکار و کارهایی است که میخواهید در طول روز انجام بدهید.برای مثال، هنگام مکالمه تلفنی با یک همکار، در چنین دفتری یادداشت برداری کنید. اگر مشغول کار هستید و باید به خاطر داشته باشید نکتهای را به رئیستان بگویید، آن نکته را در دفتر یادداشت ثبت کنید. اگر بعد از ظهر یک جلسه دارید، ایدههایی که در دفتر یادداشت ثبت کردهاید، به کمک شما میآیند.مزیت دفتر یادداشت این است که تمام افکار، جزئیات مکالمات و ایدههایتان را یکجا جمع میکنید و زمانی که چیزی را مینویسید، دیگر نیاز نیست برای به یادآوردن آن، انرژی ذهنی صرف کنید.بهتر است به هر روز، یک صفحه جدید و تاریخدار اختصاص بدهید(از یک سررسید استفاده کنید). با این روش، به راحتی میتوانید به روزهای قبل رجوع کنید و اطلاعاتی را که به دنبال آن هستید، پیدا کنید.در پانزده دقیقه نخست روز کاری، منظم شویدصبح وقتی وارد اتاق کارتان میشوید، پانزده دقیقه نخست را صرف بررسی کارهایی کنید که باید آن روز انجام بدهید. با فهرست «اقدامات بعدی» شروع کنید یا یک فهرست انجام کارهای پیش رو تهیه کنید و مهمترین اولویت هایتان را در رأس فهرست قرار دهید. با این روش، میفهمید چه کارهای مهمی را باید در ابتدای روز و چه کارهایی را بعد از ظهر انجام دهید.حین نظم بخشیدن به زمانتان، دانستن اینکه کارایی شما در چه زمانی از روز بیشتر است، میتواند در زمانبندی کارهایتان مفید باشد. در مقاله کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ بیشتر با این موضوع آشنا شوید.
روی میزتان را مرتب کنید
میز کار شما اغلب روی آن کاغذهای قدیمی، پروژههای آینده، پروندههایی که هماکنون روی آنها کار میکنید و یک خروار کاغذ وجود دارد که هنوز دور نینداختهاید. با اینکه برخی از افراد ادعا میکنند با یک میز شلوغ و بهمریخته بهتر کار میکنند، اما این وضعیت برای بسیاری از ما ناخوشایند و گیجکننده است.اگر میخواهید نظم را تجربه کنید، پس مرتب کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. شاید این کار، ابتدا وقتگیر باشد، پس بهتر است آخر روز کاری یا آخر هفته را به این کار اختصاص دهید. مهم است این کار را آهسته انجام دهید، بهویژه اگر میز کار شما به شدت بهمریخته است!اول، همه چیز را از روی میزتان بردارید. پروندهها، کاغذها و گزارشهایی که کارتان با آنها تمام شده است و هر چیزی را که دیگر به آن نیاز ندارید؛ دور بیندازید. لوازم اداری رومیزی را باید داخل یک کشو یا قفسه قرار دهید.اقلام باقیمانده احتمالا پوشهها و کاغذهایی هستند که هماکنون به آنها نیاز دارید.
یک «منطقه کار» مشخص کنید
این منطقه را به مواردی اختصاص دهید که برای تکمیل پروژهها به آنها نیاز دارید. به محض تمام کردن یک کار، این منطقه را از این کار خالی کنید و کار دیگری را وارد آن منطقه کنید.
به خودتان قول یک پاداش بدهید
اگر منظم ماندن برای شما سخت است؛ سعی کنید به خودتان قول یک پاداش بدهید. برای مثال، اگر چهار مورد از فهرست انجام کارهای پیش رو را کامل کردید، به خودتان یک فنجان چای جایزه بدهید.
فقط از یک تقویم استفاده کنید
اگر برخی از کارها را وارد تبلت و گوشی خود کردید و برخی از کارها را وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خود کردید، پس احتمال فراموش کردن قرار ملاقاتها و کارهای مهم وجود دارد.
برنامه برای کارهای کوچک
اگر یک کار یا پروژه نیاز به پیشزمینه دارد، پس برای این کارهای کوچک هم برنامهریزی کنید. این کار به شما کمک میکند برای انجام تمام کارها، زمان کافی اختصاص بدهید.
