مهارت‌هایی برای استفاده بهتر از زمان

آرمان - استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای موفقیت در عرصه كار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای كنترل‌كردن و استفاده بهتر از زمان است.
اصول عمومی مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارت‌هاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك می‌كنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند كه می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده‌نكردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.احتمالا روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است كه برخی نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم، سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی كه از مدیریت زمان استفاده نمی‌كنند آنهایی هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران كار كنند. ممكن است در شرایطی استفاده‌نكردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هرگونه دلیل یا توجیه را رد می‌كند. مدیریت زمان كمك می‌كند كه تعیین كنید كدام‌یك از كارهایی كه انجام می‌دهید مهم‌ترین هستند. این عمل به شما این امكان را می‌دهد به برخی فعالیت‌ها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت‌ها را حذف كنید. همچنین مدیریت زمان به شما كمك می‌كند كه از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی كه واقعا كار می‌كنید افزایش دهید. یكی از وجوه رضایت‌بخش مدیریت زمان كاهش استرس در زندگی است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.
چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید كه از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده كنید، از همان زمان باید شروع كنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌كنید. این كار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثریت زمان‌های بیكاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمان‌هایی را كه صرف مكالمات طولانی می‌كنید دقیقا به‌یاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یك دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یك دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفكیك شده به ساعت برای ردیابی فعالیت‌ها استفاده كنید. نه‌تنها آنچه كه در طول روز انجام می‌دهید بلكه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و...) را ثبت كنید. هر وقت كه فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت كنید.پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت‌شده در گزارش به‌صورت بارز دیده می‌شوند، چراكه وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است كه در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیت‌هایتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به شما كمك خواهد كرد.
اولویت‌بندی فعالیت‌ها
اولویت‌بندی یكی از مهم‌ترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل كمك می‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه كمك می‌كنند كه به اهداف خود دست یابید حذف كنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی كه باید انجام دهید و فعالیت‌هایی را كه باید حذف كنید اولویت‌‌بندی را آغاز كنید. برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی كه باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین كنید كه از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است كه هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از كاری كه انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود كارهایی كه از آنها لذت می‌برید و كارهایی كه برای شما خوشایند نیستند مشخص كنید. اكثریت روز شما باید صرف كارهایی شود كه از انجام آنها لذت می‌برید. در حالی كه مهم است از انجام یك كار لذت ببرید، نیز مهم است كه آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینكه چه كارهایی را انجام دهید و چه كارهایی را تفویض كنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نكنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید به عهده گیرید. بعد از تعیین كارهایی كه از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید كه فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا كنید و فعالیت‌هایی را كه بیش از توان خود می‌دانید تفویض كنید. بعد از اینكه فهرست كارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها كاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدف‌گذاری و ترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود. روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب كنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیررسمی كه استفاده كنید چند نكته مهم را باید به‌خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یك روز وجود دارد. سعی نكنید به نتایجی ماورای قابلیت‌های خود دست یابید. دوم، مدت زمانی را صرف خود كنید. برای اینكه به حد‌اكثر عملكرد دست یابید به زمان خواب و استراحت كافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم‌گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی می‌پندارید به استراحت نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملكرد را كاهش می‌دهد.
اهداف خود را اولویت‌بندی كنید
وقتی اهداف خود را تنظیم كردید، باید آنها را اولویت‌بندی كنید. وقت‌گذاشتن و اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگرچه دوباره مجبور می‌شویم كه برگردیم. اهداف را به صورت روشن تعریف كنید و مشخص كنید كه آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی كه اهمیت كم دارند می‌توانند به تعویق بیفتند. اجازه دهید اقلامی كه به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یك فهرست از كارهایی كه باید انجام دهید تهیه كنید و به هر یك از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینكه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی‌شده تهیه كنید. پیتر دراكر می‌گوید كه «انجام‌دادن كارهای درست مهم‌تر از انجام درست كارهاست.» اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید كه تقریبا 80درصد نتیجه مورد نظر از 20درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود كه انجام می‌دهیم. برای اینكه كارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی كنید، باید 20درصد مهم را جدا كنید. وقتی كارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمركز كنید كه بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌كنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود متوجه خواهید شد كه خیلی از اوقات شما صرف كارهای كوچك و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی كه نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به كار برید و خواهید دید كه زمان و اهداف تحقق‌یافته شما بیشتر خواهند شد.
تعلل
وقتی زمان مناسب صرف هدف‌گذاری و اولویت‌بندی كردید، می‌توانید كارهای مورد نیاز هر روز را تعیین كنید. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیرمؤثر عمل كرده‌اید. تعلل چیزی است كه اكثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به كل نتیجه مورد نظر دست یابیم، زیرا به‌خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود. با تعداد زیادی از كارهای انباشته شده روی هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنیم؛ خصوصا برای كارهای بزرگ‌تر كه به زمان بیشتر از آنچه كه شما دارید نیاز دارند. وقتی با كار بزرگی روبه‌رو می‌شوید آن را به بخش‌های كوچك‌تر تقسیم كنید. تقسیم كار به كارهای كوچك‌تر این امكان را فراهم می‌آورد كه اجزای كوچك‌تر را بدون اضطراب انجام دهیم. به‌زودی درخواهید یافت كه با انجام كارهای تقسیم‌شده، كل كار بزرگ انجام شده است.